REGULAMIN VACO24 ważny od 16.05.2023
§1
POSTANOWIENIE OGÓLNE
Regulamin systemu zamówień internetowych VACO24 określa zasady świadczenia przez Dystrybutora usług drogą elektroniczną polegających na udostępnieniu Dealerowi Systemu pod adresem www.vaco24.pl, w celu zamawiania towarów u Dystrybutora za pośrednictwem Internetu zgodnie z ofertą handlową Dystrybutora prezentowaną w Systemie oraz korzystania z innych funkcjonalności Systemu, obejmujących w szczególności określania miejsc dostawy Produktów, składania reklamacji, zgłaszania korekt, przeglądania dokumentów księgowych dotyczących zrealizowanych transakcji (w tym pobierania faktur elektronicznych) oraz administrowania Kontami Użytkowników Systemu.
§2
DEFINICJE
Użyte w treści niniejszego Regulaminu wyrażenia, pisane z wielkiej litery, z uwzględnieniem ich odmiany i liczby gramatycznej, oznaczają:
REGULAMIN - niniejszy regulamin
DYSTRYBUTOR - należy przez to rozumieć VACO RETAIL spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem KRS: 0000763157, NIP: 8992855587
DEALER - należy przez to rozumieć podmiot niebędący konsumentem, zawierający umowę z Dystrybutorem bezpośrednio związaną z jego działalnością gospodarczą, który w ramach współpracy handlowej z Dystrybutorem nabywa od Dystrybutora Produkty na zasadach określonych w Warunkach Współpracy stron;
STRONY – należy przez to rozumieć Dystrybutora oraz Dealera;
PRODUKTY – należy przez to rozumieć produkty znajdujące się w aktualnej ofercie handlowej Dystrybutora prezentowanej w Systemie;
SYSTEM – należy przez to rozumieć internetowy system sprzedaży VACO24, dostępny za pomocą przeglądarki internetowej pod adresem: www.vaco24.pl
UŻYTKOWNIK - należy przez to rozumieć osobę posiadającą prawo do korzystania z Systemu w imieniu Dealera i posiadającą dostęp do przydzielonych mu funkcjonalności (w tym do składania zamówień), poza funkcją „Administratora”;
ADMINISTRATOR – należy przez to rozumieć osobę wyznaczoną przez Dealera, posiadającą dostęp do funkcjonalności Systemu w imieniu Dealera wskazanych w Katalogu Funkcjonalności a także upoważnioną do zakładania loginów dla nowych Użytkowników, określania ich uprawnień w Systemie i nadawania im statusu „Administratora”.
WARUNKI WSPÓŁPRACY – należy przez to rozumieć zasady regulujące współpracę handlową Stron, w tym w szczególności umowę dystrybucyjną zawartą według wzorca Dystrybutora lub o indywidualnie ustalonej treści oraz warunki handlowe udostępnione przez Dystrybutora w Systemie, obejmujące w szczególności zasady dostarczania towaru, zasady odpowiedzialności Dystrybutora za wady towaru, warunki udzielania odroczonego terminu płatności oraz kredytu kupieckiego;
KONTO – należy przez to rozumieć imienne konto w Systemie przypisane do Użytkownika (lub odpowiednio Administratora), dla którego przypisany jest indywidulany login oraz hasło.
§3
DOSTĘP DO SYSTEMU
1. W celu uzyskania dostępu do Systemu Dealer powinien uzupełnić i wysłać kwestionariusz zamieszczony na stronie internetowej: vaco24.pl wraz z dokumentami dotyczącymi prowadzonej działalności wskazanymi przez Dystrybutora. Dokumenty, o których mowa w zdaniu poprzednim, mogą zostać przesłane pocztą elektroniczną.
2. Po weryfikacji otrzymanych dokumentów Dystrybutor rejestruje Dealera w Systemie, o czym Dealer zostanie poinformowany pocztą elektroniczną na adres wskazany w kwestionariuszu. Z chwilą otrzymania powyższej informacji między Stronami zostaje zawarta umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną polegających na udostępnieniu Dealerowi Systemu. W uzasadnionych przypadkach Dystrybutor ma prawo odmówić rejestracji Dealera.
3. Przyznając Dealerowi dostęp do Systemu, Dystrybutor tworzy Konta wskazanym w kwestionariuszu Użytkownikom i Administratorom, przydzielając im indywidualne loginy i hasła. Loginy i hasła dla poszczególnych Użytkowników i Administratorów są przesyłane pocztą elektroniczną na adresy e-mail podane przez Dealera w kwestionariuszu. Przy pierwszym logowaniu do Systemu Użytkownicy i Administratorzy dokonują zmiany swojego hasła na własne oraz akceptują niniejszy Regulamin. Loginy i hasła do Systemu są poufne i nie mogą być przekazywane osobom trzecim.
4. Dystrybutor zastrzega sobie prawo odmowy przydzielenia dostępu do Systemu lub odpowiednio - zablokowania dostępu do Systemu Dealerowi, poszczególnym Użytkownikom lub Administratorom w każdym czasie, a w szczególności jeżeli:
a) Dealer nie dokonał żadnego zakupu u Dystrybutora w okresie kolejnych 60 dni;
b) Dealer prowadzi działalność konkurencyjną względem Dystrybutora;
c) Dealer naruszy zasady korzystania z Systemu określone w Regulaminie;
d) Dystrybutor wykryje na Koncie przypisanym do Dealera, jego Użytkownika lub Administratora działania polegające na automatycznej akwizycji danych z Systemu.
5. Użytkownicy i Administratorzy uważani są za osoby upoważnione do działania w imieniu Dealera w zakresie przyznanego dostępu do Systemu.
6. Dealer ponosi pełną odpowiedzialność za działania każdego Użytkownika i Administratora w związku z dostępem do Systemu, w tym także za działania i zaniechania osób, które zalogują się na Konto podając odpowiednie loginy i hasła Użytkownika (lub odpowiednio – Administratora). Umowy sprzedaży Produktów zawarte w związku z zamówieniami złożonymi przez Użytkowników (lub odpowiednio – Administratorów), a także przez osoby trzecie korzystające z Kont (z przyczyn nieleżących po stronie Dystrybutora), uważane są za zawarte w imieniu Dealera i mają moc wiążącą wobec Dealera.
7. Dealer ma obowiązek informowania Dystrybutora na bieżąco o cofnięciu lub ograniczeniu zakresu dostępu do Systemu dla Administratora działającego w jego imieniu. Zgłoszeń należy dokonywać na drogą elektroniczną na adres: b2b@vaco-retail.pl. Zmiana zgłoszona przez Dealera jest skuteczna od następnego dnia roboczego przypadającego po dniu otrzymania przez Dystrybutora przedmiotowej informacji Dealer ponosi odpowiedzialność za zamówienia złożone przez Użytkownika lub Administratora do dnia zgłoszenia, nawet jeżeli nie zostały one jeszcze zrealizowane.
8. Z chwilą zakończenia współpracy Stron (w szczególności z dniem rozwiązania umowy dystrybucyjnej) Dealer oraz jego Użytkownicy i Administratorzy tracą prawo dostępu do Systemu..
9. Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną rozwiązuje się z chwilą utraty dostępu do Systemu, niezależnie od przyczyny.
10. Aktualny katalog funkcjonalności sklep.vaco-retail.pl dostępnych dla Administratora obejmuje:
a. Ceny – podgląd cen Dealera w Systemie
b. Sprzedaż – dostęp do zakładki ze złożonymi zamówieniami i wystawionymi fakturami. Ponadto umożliwia składanie zamówień oraz zatwierdzanie produktów dodanych do „Koszyka” przez innych Użytkowników, jak również rejestrowanie zwrotów produktów (zgłaszanie korekt). Zatwierdzenie produktów w „Koszyku” jest równoznaczne ze złożeniem zamówienia na te produkty. Użytkownik posiadający dostęp do funkcjonalności „Sprzedaż” jest uprawniony do składania zamówień i rejestrowania zwrotów w systemie sklep.vaco-retail.pl w imieniu Dealera na warunkach określonych w Regulaminie VACO24.
c. Spedycja – dostęp do informacji o wysyłkach towarów z zamówień Dealera zrealizowanych w ciągu ostatnich 10 dni. Zakres informacji: numer FV, data FV, wartość, przewoźnik, nr listu przewozowego, data doręczenia, ilość paczek, waga przesyłki.
d. Koszyk – umożliwia dodawanie produktów do „Koszyka” i przedstawienie go do zatwierdzenia Użytkownikowi posiadającemu dostęp do funkcjonalności „Sprzedaż” celem złożenia zamówienia.
e. Administracja – dostęp do tej funkcjonalności posiadają użytkownicy posiadający status Administratora. Umożliwia administrowanie kontem Dealera w sklep.vaco-retail.pl poprzez zakładanie loginów dla nowych Użytkowników oraz nadawanie i odbieranie uprawnień w systemie VACO24 dla innych Użytkowników konta Dealera w zakresie następujących funkcjonalności: Ceny, Sprzedaż, Spedycja, Koszyk, Administracja, Serwis, Strefy, Raporty. Zakładanie loginów dla nowych Użytkowników wymaga autoryzacji za pomocą kodu SMS.
f. Serwis – umożliwia składanie zgłoszeń RMA oraz udostępnia informację nt. realizacji zgłoszeń RMA Dealera
g. Faktury na inny adres - umożliwia wprowadzenie zmiany adresu, na który będą wysyłane Dealerowi faktury wystawiane przez Dystrybutora
§4
ZASADY KORZYSTANIA Z SYSTEMU
1. Korzystanie z Systemu za pomocą przeglądarki internetowej jest możliwe, o ile spełnione są następujące warunki techniczne: połączenie z siecią Internet, przeglądarka internetowa umożliwiająca wyświetlanie na ekranie komputera (lub urządzenia mobilnego) dokumentów hipertekstowych (HTML) powiązanych w sieci Internet przez usługę sieciową z włączonym wykonywaniem Java Script oraz zapisywaniem plików Cookies, aktywne konto poczty elektronicznej.
2. Dystrybutor dołoży wszelkich starań, ale nie gwarantuje poprawnego działania na wszystkich dostępnych przeglądarkach internetowych. W szczególności zaleca się korzystania z najnowszych przeglądarek takich jak Chrome, Edge, Firefox lub Safari.
3. Na żądanie Dealera Dystrybutor poinformuje pocztą elektroniczną o szczególnych zagrożeniach związanych z korzystaniem z usług świadczonych drogą elektroniczną, będących przedmiotem Regulaminu.
4. W ramach dostępu do Systemu zakazane jest dostarczanie przez Dealera, Użytkowników i Administratorów treści o charakterze bezprawnym, obraźliwym, naruszającym dobra osób trzecich lub ogólne normy społeczne, a także treści nieprawdziwych lub mogących wprowadzać w błąd.
5. Wszelkie prawa do Systemu, w tym do jego elementów tekstowych i graficznych, układu stron Systemu oraz innych elementów są zastrzeżone, o ile nie zostało w sposób wyraźny zaznaczone inaczej. Korzystanie z treści umieszczonych w Systemie nie oznacza nabycia przez użytkowników jakichkolwiek praw na dobrach niematerialnych do utworów czy baz danych w nim zawartych. Dealer, Użytkownik i Administrator mogą korzystać z tych utworów czy baz danych jedynie w zakresie niezbędnym do korzystania z poszczególnych funkcjonalności Systemu i w sposób zgodny z niniejszym Regulaminem. Zabronione jest kopiowanie, modyfikowanie czy transmitowanie elektronicznie lub w inny sposób jakiejkolwiek części Systemu lub jego elementów bez uprzedniej pisemnej zgody Dystrybutora.
§5
ZAMÓWIENIA
1. Prezentowana w Systemie oferta handlowa Dystrybutora, w tym dane Produktów i ich zdjęcia, mają charakter informacyjny i nie stanowią oferty w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego.
2. Zamówienia składane w Systemie nie wymagają dodatkowego potwierdzenia przez Dealera w innej formie i są dla niego wiążące. Zamówienie nie może być cofnięte bez zgody Dystrybutora.
3. Dystrybutorowi przysługuje prawo odmowy realizacji Zamówienia bez podania przyczyn.
4. Dealer może dokonać zwrotu zakupionych u Dystrybutora Produktów wyłącznie w przypadkach i na zasadach określonych w § 7 niniejszego Regulaminu.
5. W Systemie podawane są ceny netto oraz brutto (zawierające podatek VAT).
6. Zakup Produktów przez Dealera za pośrednictwem Systemu pozostaje w związku z działalnością zawodową prowadzoną przez Dealera, w szczególności przeznaczony jest do dalszej odsprzedaży przez Dealera.
§6
RĘKOJMIA
1. Dystrybutor jest odpowiedzialny względem Dealera za wady Produktów zmniejszające jego wartość oraz użyteczność ze względu na cel w umowie oznaczony albo wynikające z okoliczności lub z przeznaczenia rzeczy, jeżeli Produkt nie ma właściwości, o których istnieniu zapewnił Dealera, albo jeżeli Produkt został wydany Dealerowi w stanie niezupełnym (wada fizyczna).
2. W przypadku stwierdzenia przez Dealera, że dostarczony mu Produkt jest wadliwy, uprawniony jest do złożenia reklamacji.
3. Reklamacja z przyczyn wskazanych w ust. 1 powinna zostać zgłoszona Dystrybutorowi przez Dealera nie później niż w ciągu 7 dni od dnia dostawy Produktów lub 7 dni od dnia złożenia reklamacji przez kontrahenta Dealera, który zakupił od niego wadliwy Produkt.
4. Dokonując zgłoszenia, Dealer zobowiązany jest wskazać, na czym polega stwierdzona niezgodność z umową oraz w przypadku uszkodzeń – dołączyć fotografie dokumentujące wadę.
5. Dystrybutor w terminie 14 dni od dnia zgłoszenia reklamacji przez Dealera ustosunkuje się do przedstawionego w reklamacji roszczenia
6. W przypadku uwzględnienia przez Dystrybutora zgłoszonej przez Dealera reklamacji Dystrybutor dokona wymiany Produktu na wolny od wad, dostarczając go do Dealera na swój koszt.
§7
ZWROTY
1. Zwrot Produktów zakupionych od Dystrybutora jest możliwy wyłącznie na warunkach określonych w niniejszym paragrafie.
2. Dealer może dokonać zwrotu Produktów w następujących przypadkach:
a) otrzymania Produktu niezgodnego z zamówieniem (niewłaściwy Produkt),
b) otrzymania Produktu w uszkodzonym bądź noszącym znamiona zewnętrznej ingerencji opakowaniu (zniszczone/uszkodzone opakowanie)
c) na wniosek Dealera, po wcześniejszej akceptacji Dystrybutora
3. Dealer, chcąc dokonać zwrotu zakupionych Produktów, zobowiązany jest do rejestracji zwrotu w Systemie. Rejestracja zwrotu w Systemie następuje poprzez zgłoszenie korekty do danej faktury, na której znajdują się Produkty objęte zwrotem. Zgłoszenie korekty wymaga podania ilości Produktów podlegających zwrotowi oraz rodzaju zgłoszenia (niewłaściwy Produkt/ zniszczone/uszkodzone opakowanie/ zwrot na życzenie).
4. Dokonanie zgłoszenia zwrotu z przyczyn określonych w ust. 2 lit. a) i b) możliwe jest nie później niż następnego dnia roboczego po dniu dostawy Produktów.
5. Dokonując zgłoszenia Produktu niezgodnego z zamówieniem, Dealer obowiązany jest wskazać na czym polega niezgodność Produktu z zamówieniem lub wykazać, że ów Produkt nie został przez niego zamówiony.
6. Dokonując zgłoszenia uszkodzeń określonych w ust. 2 lit. b), Dealer wskazuje rodzaj uszkodzeń i załącza potwierdzającą je dokumentację fotograficzną, ewentualnie protokół zgłoszenia szkody firmie spedycyjnej.
7. Każde zgłoszenie zwrotu wymaga akceptacji przez Dystrybutora. Po uzyskaniu akceptacji Dealer jest obowiązany do zwrotu Produktów objętych zgłoszeniem w terminach wskazanych w dalszej części niniejszego paragrafu.
8. W przypadku zaakceptowania przez Dystrybutora zgłoszenia zwrotu z przyczyn przewidzianych w ust. 2 lit. a) i b) Dealer zobowiązany jest do zwrotu Produktów na rzecz Dystrybutora za pośrednictwem przewoźnika wskazanego przez Dystrybutora, nie później niż następnego dnia roboczego. Produkty zwracane z uwagi na niezgodność z zamówieniem powinny zostać odesłane w oryginalnym opakowaniu nie noszącym śladów użytkowania ani uszkodzeń mechanicznych, w stanie umożliwiającym jego dalszą sprzedaż oraz powinny zostać zabezpieczone przez Dealera na jego koszt i ryzyko przed możliwymi uszkodzeniami w czasie transportu.
9. Zwrot Produktów „na wniosek Dealera” może nastąpić wyłącznie za zgodą Dystrybutora, który może odmówić akceptacji takiego zwrotu bez podania przyczyny.
10. Zgłoszenie zwrotu Produktów „na wniosek” jest możliwe w terminie 30 dni od dnia ich zakupu.
11. W przypadku akceptacji przez Dystrybutora zwrotu „na wniosek” Dealer może zostać obciążony opłatą za zwrot w wysokości do 10% ceny netto zwracanych Produktów wskazanej na fakturze ich zakupu, jednak nie mniej niż 50 zł netto, powiększonej o podatek VAT naliczony według aktualnie obowiązującej stawki. Opłata, o której mowa w zdaniu poprzednim, może zostać potrącona przez Dystrybutora z kwoty należnej Dealerowi tytułem zwracanej ceny.
12. W przypadku zaakceptowania przez Dystrybutora zwrotu Produktów „na wniosek”, Dealer zobowiązany jest do zwrotu Produktów na własny koszt, nie później niż w terminie 7 dni od dnia akceptacji Dystrybutora. Zwracane Produkty powinny zostać odesłane w oryginalnym opakowaniu, nie noszącym śladów użytkowania ani uszkodzeń mechanicznych, w stanie umożliwiającym jego dalszą sprzedaż oraz powinny zostać zabezpieczone przez Dealera na jego kosz i ryzyko przed możliwymi uszkodzeniami w czasie transportu. Przesyłka uszkodzona w transporcie może nie zostać przyjęta przez Dystrybutora.
13. Po otrzymaniu zwracanych Produktów i ich sprawdzeniu Dystrybutor wystawi Dealerowi fakturę korygującą na zwrócone Produkty oraz zmieni status zgłoszenia w Systemie.
14. Jeśli po otrzymaniu zwracanych Produktów okaże się, że zwrot był niezasadny, Dystrybutor odrzuci zgłoszenie. W przypadku odrzucenia zgłoszenia zwrócone uprzednio Produkty zostaną odesłane do Dealera na jego koszt i ryzyko.
15. Brak zwrotu Produktów przez Dealera w terminach wskazanych w ust. 8 i 12 powyżej będzie skutkował anulowaniem zgłoszenia przez Dystrybutora oraz odesłaniem Produktów do Dealera na jego koszt i ryzyko. Zgłoszenie zwrotu może zostać również anulowane na prośbę Dealera.
§8
OGRANICZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI
1. System jest narzędziem mającym na celu usprawnienie współpracy handlowej Stron i nie zastępuje ani nie wyłącza możliwości składania zamówień w innej formie. Dealer zobowiązany jest we własnym zakresie dokumentować współpracę Stron.
2. Dystrybutor dokłada starań w celu utrzymania Systemu w stanie technicznym pozwalającym Dealerowi na nieprzerwane i niezakłócone korzystanie z Systemu, niemniej Dystrybutor nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w dostępie do Systemu, bez względu na ich przyczynę, jak również za wadliwe funkcjonowanie Systemu.
3. Zgłoszenia błędów w Systemie oraz problemów technicznych występujących w trakcie korzystania z Systemu, Dealer może zgłaszać Dystrybutorowi pod adresem adres: b2b@vaco-retail.pl Dystrybutor zobowiązuje się dołożyć wszelkich starań w celu niezwłocznego usunięcia błędów lub problemów zgłoszonych przez Dealera.
§9
TAJEMNICA HANDLOWA
Wszystkie informacje o cenach Produktów oferowanych przez Dystrybutora w Systemie oraz o ich dostępności w ramach tego Systemu stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa Dystrybutora i są przeznaczone wyłącznie dla Dealera do celów związanych z zakupem przez Dealera tych Produktów. Ujawnianie osobom trzecim wymienionych wyżej informacji, jak również ich wykorzystywanie lub przetwarzanie przez Dealera dla innych celów niż związane z zakupem Produktów od Dystrybutora jest zakazane.
§10
OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
1. Informacja na temat ochrony danych osobowych znajduje się w dokumencie „Polityka Prywatności”.
2. Informacja na temat zasad działania plików Cookies znajduje się w dokumencie „Polityka Cookies”
§11
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Dystrybutor może dokonać jednostronnej zmiany Regulaminu poprzez jego publikację w Systemie na co najmniej 14 dni przed wejściem w życie zmian. W terminie 7 dni od publikacji informacji o zmianie Regulaminu, Dealer może złożyć oświadczenie, że nie wyraża zgody na zmianę Regulaminu. Brak zgody na zmianę Regulaminu jest równoznaczny z rezygnacją Dealera z dostępu do Systemu. W takim przypadku z dniem wejścia w życie zmiany Regulaminu Dealer traci prawo dostępu do Systemu poprzez jego zablokowanie tak Dealerowi, jak i wszystkim wskazanym przez Dealera Użytkownikom i Administratorom.
2. W kwestiach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie odpowiednie zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
3. Ewentualne spory związane ze stosowaniem postanowień Regulaminu oraz korzystaniem z Systemu będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Dystrybutora.
4. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 16.05.2023
